dimecres, 12 de novembre de 2008

Associacions 2.0 (MailFlow)

Per si a algú l'interessa, he dissenyat un sistema de informació per l'AMPA d'un CEIP que es pot aplicar perfectament a qualsevol associació per tal que tothom estigui permanentment informat.

El sistema està basat en les eines que ofereix gratuitament Google amb el seu compte de mail i que, si les fem treballar conjuntament, poden donar excel·lents resultats. El sistema que descric gira al voltant del bloc de l'associació com element central.

Una vegada obert el compte de correu de Gmail i el seu bloc associat, s'han de obrir dos grups de notícies. Un servirà per a redirigir totes les comunicacions dirigides a l'associació cap als membres de la junta directiva. L'altre grup servirà per a mantenir informats a tots els associats. Els grups i el bloc es configuren de tal forma que:

  • Si s'envia un mail a "associació"@gmail.com ho reben tots els membres de la Junta i col·laboradors, ja que els mails que arriben al compte estan redirigits al grup de la junta directiva. Si cap membre de la Junta o col·laborador respon directament al mail rebut via grup, la resposta arribarà a tots els membres de la Junta simultàniament (s'ha de tenir la precaució de "desubscriure" al propietari del grup, ja que si no els mails s'autoreenviarien continuament).
  • Cada vegada que es publica un comunicat al bloc, s'envia automàticament un mail a tots els socis que s'han subscrit al grup "comunicats" (mitjançant l'accès que hi ha al peu del bloc) i també a tots els membres de la Junta i col·laboradors. Per tant, els membres de la Junta i col·laboradors no cal que se subscriguin als comunicats.
  • Cada vegada que algú deixa un comentari al bloc, s'envia automàticament un mail a tots els membres de la Junta.
  • Si un soci subscrit als comunicats respon directament al mail que ha rebut, la resposta arribarà automàticament a tots els membres de la junta directiva.

També es pot embeure en la columna lateral del bloc el calendari d'activitats de l'associació fent servir el mateix de Google. El sistema està funcionant molt bé.